ความหมายของ PDCA

ความหมายของ PDCA หลายๆ คนคงเคยได้ยินคำพูดที่ว่า “แผนดีมีชัยไปกว่าครึ่ง” ผู้อ่านเห็นด้วยกับข้อความนี้หรือไม่? เกือบทุกคนคงจะตอบว่าใช่ เพราะไม่ว่าคุณจะทำอะไร หากมีการวางแผนที่ดี มักจะมีโอกาสบรรลุเป้าหมายมากกว่าการทำโดยไม่วางแผน หรือมีแผนที่ไม่นำไปสู่การปฏิบัติจริง อย่างไรก็ตาม การวางแผนไม่ใช่คำตอบสุดท้ายของความสำเร็จ มักจะพบว่ามีการจัดทำแผน และเก็บเป็นไฟล์ ดำเนินการตามสถานการณ์ หากเป็นกรณีนี้ ไม่สำคัญว่าแผนจะดีแค่ไหน แต่ไม่ได้ดำเนินการ แสดงว่าโอกาสสำเร็จยังอีกไกล

PDCA เป็นแนวคิด ซึ่งไม่ได้เน้นแค่การวางแผน แต่แนวคิดนี้เน้นที่การดำเนินงานอย่างเป็นระบบ ด้วยเป้าหมายของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง แนวคิด PDCA ได้รับการพัฒนาขึ้นเป็นครั้งแรกโดย Walter Shewhart ผู้บุกเบิกการใช้สถิติสำหรับอุตสาหกรรม และต่อมา วงจร PDCA ก็เป็นที่รู้จักมากขึ้น การจัดการคุณภาพ เช่น W. Edwards Deming ได้รับการตีพิมพ์ เป็นเครื่องมือในการปรับปรุงกระบวนการ ดังนั้นวัฏจักรนี้จึงเรียกอีกอย่างว่า “วงจรเดมมิ่ง”

จนถึงทุกวันนี้ยังไม่มีใครบอกว่าไม่รู้จักวงจร PDCA หรือวงจร Deming โดยเฉพาะในด้านการทำงาน PDCA มักใช้กับงานประจำทั้งสองอย่าง และการปรับปรุงการทำงาน โครงสร้าง PDCA ประกอบด้วย

แผนคือการวางแผน
DO คือการดำเนินการตามแผน
ตรวจสอบคือการตรวจสอบ
พระราชบัญญัติคือการปรับปรุงการดำเนินงานให้เหมาะสมหรือจัดทำมาตรฐานใหม่ นี่เป็นพื้นฐานสำหรับการอัพเกรดคุณภาพ

แต่ละครั้งที่การดำเนินการหลังจากรอบ PDCA เสร็จสิ้นการหมุน จะทำให้เกิดแรงสำหรับรอบการทำงานถัดไป และมีส่วนทำให้เกิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องจากหลักการของวงจร PDCA เครื่องมือยอดนิยมในปัจจุบันจำนวนมากเป็นเครื่องมือที่มีคุณภาพ เช่น QCC เครื่องมือวิเคราะห์ทางสถิติขั้นสูง เช่น Six Sigma หรือเครื่องมือที่เน้นการจัดการความรู้ เช่น KM แนวคิดทั้งหมดของ PDCA

การดำเนินการที่สอดคล้อง ความหมายของ PDCA

กระบวนการจัดการกิจกรรมการผลิตที่ดำเนินการตามแนวทางของ ความหมายของ PDCA จะเป็นไปอย่างเป็นระบบและสมบูรณ์ ทำให้กิจกรรมการผลิตเหมาะสมกับองค์กร จากการสำรวจสถานการณ์ขององค์กรในประเด็นต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นด้านการผลิตหรือในบุคลากรเพื่อใช้เป็นข้อมูลในการวางแผนและกำหนดแนวทางการปฏิบัติงาน มีการประเมินผลเป็นระยะๆ เพื่อให้สามารถปรับเปลี่ยนแผนได้ตามสถานการณ์ นอกจากนี้ยังมีการวิเคราะห์ความสำเร็จของโครงการเพื่อทราบจุดอ่อน จุดแข็งในการดำเนินงานและถือเป็นบทเรียนสำหรับการดำเนินงานต่อไป และ ณ จุดนี้จะสามารถปรับปรุงและพัฒนาได้อย่างแท้จริง ดังนั้นจึงมีโอกาสที่การพัฒนาต่อไปจะเหมาะสมและเป็นไปในทิศทางที่ถูกต้อง

จะเห็นได้ว่าการดำเนินงานไม่ว่าจะเป็นการปรับปรุงผ่านเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานหรือการปรับปรุงคุณภาพหรือแม้กระทั่งการจัดการกิจกรรมภายในองค์กร การวางแผนงานที่เหมาะสมโดยการศึกษาข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี และการดำเนินการตามแผนจะเป็นเส้นทางสู่ความสำเร็จ และบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ แต่เขาจะต้องตรวจสอบความคืบหน้า หรือปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นระยะๆ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สามารถนำไปใช้ปรับแผนตามสถานการณ์ และที่สำคัญกว่านั้น เมื่อสิ้นสุดการดำเนินการแต่ละครั้ง บทเรียนที่ได้รับก็มีความสำคัญ หากได้ทบทวนและสรุปข้อดี ข้อเสีย หรือหาจุดปรับปรุง เพื่อทำให้การดำเนินการรอบต่อไปง่ายขึ้น ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น และทั้งหมดนี้กล่าวว่า อีกประการหนึ่งคือการนำแนวคิดของวงจร PDCA มาใช้อย่างเต็มที่ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

อย่างไรก็ตาม กิจกรรมเพื่อเพิ่มผลผลิตหรือกิจกรรมการปรับปรุงเพื่อพัฒนาคุณภาพงานภายในองค์กรนั้น ไม่ว่าคุณจะใช้เครื่องมือพื้นฐานหรือระดับสูง ปัญหาส่วนใหญ่คือการขาดการมีส่วนร่วมของคนในองค์กร หรือกลายเป็นว่ายังไม่ถึงระดับปฏิบัติการ? และในหลายองค์กรมักพบว่าการดำเนินงานขาดความต่อเนื่อง วิธีหนึ่งในการกำจัดปัญหาที่กล่าวถึงข้างต้นคือการตั้งค่าระบบการจัดการกิจกรรมที่เหมาะสม เป็นที่แน่นอนว่าควรมีการดำเนินการตามแนวทาง PDCA อย่างครอบคลุม เพราะจะทำให้การดำเนินการ ตอบสนองต่อความต้องการขององค์กรได้ถูกต้องตามหลักปฏิบัติ ส่งผลให้การปฏิบัติงานสอดคล้องกับธรรมชาติของคนในองค์กร บนพื้นฐานของการวางแผนที่เหมาะสมโดยใช้ข้อมูลของสถานการณ์จริง และที่สำคัญกว่านั้น การดำเนินการจะได้รับการตรวจสอบเป็นระยะ สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถปรับเปลี่ยนแผนได้ ให้เป็นไปตามสถานการณ์ รวมทั้งสรุปบทเรียนที่ได้รับหลังจบโครงการ ทำให้สามารถเรียนรู้รูปแบบที่เหมาะสมสำหรับองค์กร และนำมาเป็นแนวทางปฏิบัติรอบใหม่ ซึ่งจะทำให้กิจกรรมการปรับปรุงผลิตภาพมีการพัฒนาและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ประโยชน์ของ PDCA

PDCA เป็นวัฏจักรการจัดการคุณภาพ ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน คือ Plan-Do-Check-Act เป็นกระบวนการที่ใช้ในการปรับปรุงงานขององค์กรอย่างเป็นระบบ เป้าหมายคือการแก้ปัญหาและสร้างการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement) จุดสุดยอดเป็นกระบวนการที่สามารถทำซ้ำได้จนกลายเป็นวัฏจักรของวัฏจักร (Cycle)

แนวคิดนี้ถือกำเนิดขึ้นในยุค 50 โดยบิดาแห่งการควบคุมคุณภาพสมัยใหม่ ดร. วิลเลียม เอ็ดเวิร์ด เดมิง ผู้พัฒนาแนวคิดนี้จากผู้เฒ่าผู้แก่ของเขา วอลเตอร์ เอ. ชิว ฮาร์ต (วอลเตอร์ แอนดรูว์ เชอฮาร์ต) ตั้งชื่อวงจรนี้ว่า วงจรเดมิง หรือ เชอฮาร์ต วัฏจักร.
ง่ายและทำซ้ำได้ นี่คือคุณลักษณะสำคัญของวงจรการจัดการคุณภาพ สิ่งนี้ทำให้ PDCA มีประโยชน์มากกว่าเครื่องมืออื่นๆ:

สร้างประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ดีขึ้น – เพราะกระบวนการนี้เริ่มต้นด้วยปัญหา และต้องแก้ไขเพื่อนำไปสู่เป้าหมายขององค์กร
การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง – เนื่องจากเป็นกระบวนการที่ทำซ้ำได้ในระยะยาว ดังนั้นจะเกิดประสิทธิภาพสูงสุดหากฝึกฝนอย่างต่อเนื่อง
ทำให้การตัดสินใจง่ายขึ้นด้วยเป้าหมายและการวัดผลที่ชัดเจน ข้อมูลที่ได้รับสามารถวิเคราะห์เพื่อพัฒนาองค์กรต่อไปได้
ลดความเสี่ยงในการจัดการ – เนื่องจากกระบวนการนี้ใช้กับทีมขนาดเล็กก่อน หากมีข้อผิดพลาด สถานการณ์จะควบคุมได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถปิดผนึกการรั่วไหลเพื่อป้องกันความเสี่ยงในอนาคต
อย่างไรก็ตาม PDCA ไม่เหมาะสำหรับโครงการที่ต้องการการแก้ปัญหาอย่างเร่งด่วน เพราะใช้เวลานานในการดำเนินการ ดังนั้นหากเป็นโครงการสั้นๆ เครื่องมืออื่นๆ อาจเหมาะสมกว่า

ความหมายของ PDCAที่สำคัญ PDCA ต้องการความร่วมมืออย่างมากจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่พนักงานจะต้องมีแรงจูงใจให้เข้าใจเป้าหมายเดียวกัน

4 ขั้นตอนสู่ความสำเร็จของ PDCA

โครงสร้าง PDCA ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ดังนี้

P – แผนกำลังวางแผน
D – DO คือการดำเนินการตามแผน
C – ตรวจสอบคือการตรวจสอบ
A – การกระทำคือการปรับปรุงการกระทำ

จุดเริ่มต้นของการวางแผนควรมีเป้าหมายที่ชัดเจนก่อน ขั้นตอนนี้ต้องครอบคลุมกระบวนการทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบ ปัญหาที่ต้องแก้ไขคืออะไร? ใครรับผิดชอบ? ขั้นตอนการค้นหาคืออะไร? ขั้นตอนการแก้ไขคืออะไร? โดยเฉพาะให้ระบุตัวชี้วัด เช่น KPI หรือ OKR ที่ชัดเจน แล้วจัดทำแผนปฏิบัติการ (Action Plan) ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสม

อย่างไรก็ตาม เรามีคำถามเล็ก ๆ ให้ถามตัวเองก่อนที่จะข้ามไปยังขั้นตอนต่อไป…

ประเด็นหลักที่ต้องแก้ไขคืออะไร?
ทรัพยากรที่จำเป็นคืออะไร?
มีทรัพยากรอะไรบ้าง?
ทางออกที่ดีที่สุดภายใต้ทรัพยากรที่มีอยู่คืออะไร?
แผนนี้จะดำเนินการภายใต้เงื่อนไขใด?
และเป้าหมายที่แท้จริงที่เราต้องการคืออะไร?
หากคุณสามารถตอบคำถามเหล่านี้ได้ชัดเจน เขาอาจจะพร้อมที่จะไปยังขั้นตอนต่อไป

D – พัฒนาโซลูชันและดำเนินการตามแผน
หลังจากกำหนดแผนแล้วก็ถึงเวลาลงมือ เพราะเราจะต้องดำเนินการตามแผนดังกล่าวในทางปฏิบัติ ลงมือทำจริงเห็นผลจริง

ในขั้นตอนนี้ ทุกคนควรระลึกไว้เสมอว่าการดำเนินการจะทำให้เกิดปัญหาอื่นๆ ตามมาเสมอ ด้วยเหตุนี้จึงเป็นความคิดที่ดีที่จะใช้แผนดังกล่าวกับทีมนำร่องสองสามทีมหรือโครงการขนาดเล็กก่อน เนื่องจากสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุมจะป้องกันความเสียหายไม่ให้ส่งผลกระทบต่อทั้งบริษัท

C – ตรวจสอบ ประเมิน และสรุปผล
เมื่อการดำเนินการมาถึงจุดหนึ่ง เราต้องการตรวจสอบสิ่งนี้ แผนส่งผลลัพธ์ตามตัวบ่งชี้ที่ต้องการหรือไม่?

หากคุณประสบความสำเร็จตามตัวชี้วัด คุณสามารถไปยังขั้นตอนสุดท้ายได้ แต่ถ้าคุณไม่ประสบความสำเร็จ คุณต้องใช้ข้อมูลที่ได้รับเพื่อวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา แล้วทำซ้ำขั้นตอนที่ 1 – 3 จนกว่าคุณจะทำสำเร็จหรือผ่านตัวบ่งชี้ที่ระบุ

A – พระราชบัญญัติ การแก้ไข และแผนใหม่ยังคงดำเนินต่อไป
หากการดำเนินการตามแผนดังกล่าวสำเร็จ ถึงเวลาปรับใช้แผนดังกล่าวกับทุกองค์กร ผ่านประกาศ การประชุม อีเมล หรือการฝึกอบรมภายในเพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงในมาตรฐานใหม่

โปรดทราบว่า PDCA เป็นกระบวนการที่ทำซ้ำได้ ถ้าไม่สำเร็จให้หยุดทันที วิธีที่ดีที่สุดคือการสร้างแผนใหม่ภายใต้แนวคิดที่ว่า “คุณต้องการให้ดีขึ้นเสมอ” และมองหาวิธีใหม่ๆ ในการปรับปรุงองค์กรอย่างต่อเนื่องความหมายของ PDCA

การใช้ PDCA เพื่อพัฒนาศักยภาพสมาชิกองค์กร

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) สามารถใช้เครื่องมือนี้เพื่อพัฒนาศักยภาพของสมาชิกในองค์กรในทุกด้าน ไม่ว่าคุณจะวางแผนพัฒนาทักษะความรู้ พัฒนาทักษะทางเทคนิค สำหรับประเด็นการสร้างวัฒนธรรมองค์กรใหม่ ขึ้นอยู่กับปัญหาหลักหรืออุปสรรคขององค์กรที่ต้องการปรับปรุงความหมายของ PDCA

ตัวอย่างเช่น องค์กรมีปัญหางานล่าช้า ซ้ำซ้อน และไม่มีการรวบรวมกัน จึงจำเป็นต้องปรับกระบวนการทำงานของพนักงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นผ่านระบบ Lean System (LEAN) ซึ่งดำเนินการได้ 4 ขั้นตอน

P – วางแผน วางแผนเวิร์กโฟลว์ใหม่โดยระบุปัญหาที่ซ้ำซ้อน และตั้งเป้าหมายเพื่อลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็น
D – DO ทดลองกับระบบลีนกับกลุ่มเล็กก่อน
C – ตรวจสอบ ตรวจสอบว่าระบบลีนสำเร็จหรือไม่
เอ – พรบ. หากสำเร็จจะนำไปใช้กับระบบลีนทั้งหมดในองค์กร แล้วจึงค่อยหาแผนใหม่เพื่อการปรับปรุงต่อไป

ดังนั้นหากใช้ PDCA เพื่อพัฒนาศักยภาพพนักงานในองค์กร เช่น การวางแผนพัฒนาภาษาอังกฤษ หรือการวางแผนที่จะพัฒนาทักษะการใช้คอมพิวเตอร์ เป็นต้น จะช่วยให้พนักงานเติบโตเป็นพนักงานที่มีศักยภาพสูงขึ้น ความผิดพลาดน้อยลง องค์กรจะก้าวไปข้างหน้าสู่เป้าหมายอย่างมั่นคง

การใช้ PDCA เพื่อพัฒนาศักยภาพสมาชิกองค์กร

PDCA มีหลักการหลายประการที่นำเราไปสู่ความสำเร็จที่เราเริ่มทำ หากลองวิเคราะห์โดยใช้หลักการ Plan – Do – Check – Act เป็นกรอบในการวิเคราะห์ สามารถแบ่งได้ดังนี้ “การตั้งเป้าหมาย (การตั้งเป้าหมาย)” ถือเป็นจุดเริ่มต้นสำคัญในการดำเนินการในเรื่องใดๆ เพราะมันมีจุดมุ่งหมาย มันหมายความว่าเรารู้ว่าเรากำลังจะไปไหน โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเรารู้ว่าทำไมเราถึงอยากไป และยิ่งเห็นภาพตัวเองชัดเจนขึ้นเมื่อเราไปถึงเป้าหมาย ยิ่งมีแรงจูงใจที่จะเดินทางไปสู่เป้าหมายนั้นให้เร็วที่สุด

วิธีการวางแผนและกำหนด (Planning)
หลังจากที่เรามีเป้าหมายแล้ว เราก็จะต้องนำเป้าหมายนั้นมาอย่างละเอียด สิ่งที่ต้องทำตามลำดับความสำคัญ รายละเอียดขั้นตอน ปัจจัยที่จำเป็นต้องมีช่วงเริ่มต้นและสิ้นสุด บุคคลหรือทีมที่เกี่ยวข้องในแต่ละขั้นตอน และที่สำคัญที่สุดคือตัวชี้วัดประสิทธิภาพ (KPI) เราจะเดินทางไปที่นั่นได้อย่างไร? ดังนั้นอินดิเคเตอร์จึงเป็นตัวบอกว่าวิธีที่เราเลือกนั้นถูกต้องหรือไม่ เร็วแค่ไหน – ช้าแค่ไหน ทรัพยากรที่ใช้มีการวางแผนหรือเกิน เพื่อให้ปรับเปลี่ยนแผนหรือวิธีการได้ทันท่วงที

การดำเนินการ (ทำ)
ขั้นตอนนี้เป็นการดำเนินการตามแผนและขั้นตอนที่เรากำหนดไว้อย่างมีระเบียบวินัย ทักษะการจัดการต่างๆ จะถูกรวบรวมระหว่างขั้นตอนการดำเนินการนี้ เช่น การจัดการเวลาอย่างเหมาะสม ประชุมตรวจสอบความคืบหน้า การมอบหมายงานเพื่อแบ่งเบาภาระ เป็นต้น เรื่องอื่นที่ไม่ใช่งาน ไม่ว่าจะเป็นการฝึกพัฒนาตนเองหรือการบริหารการเงินส่วนบุคคล ก็ต้องมีวินัยและการจัดการในด้านต่างๆ ด้วยความหมายของ PDCA

ตรวจสอบออก
หลังจากนั้นเราก็เริ่มฝึกกันซักพัก เราต้องเริ่มตรวจสอบความคืบหน้าของสิ่งที่เราทำเพื่อดูว่าสอดคล้องกับแผนหรือไม่ สิ่งที่สามารถระบุได้คือ indicator ที่เราตั้งไว้ หากจุดที่ตรวจสอบแล้วให้ผลลัพธ์ตามตัวชี้วัดที่เราตั้งไว้หรือดีกว่าวิธีที่เราเลือกก็ยังใช้ได้ แต่ถ้าตรวจสอบแล้ว ดูเหมือนว่าผลลัพธ์จะน้อยกว่าตัวชี้วัดที่กำหนดไว้ เป็นสัญญาณเตือนว่ามีบางอย่างผิดปกติกับแผนหรือวิธีการที่เราตั้งขึ้นในตอนแรก

ปรับปรุง (การกระทำ/การกระทำ)
ขั้นตอนนี้คือการปรับปรุงหรือแก้ไขวิธีการหรือทรัพยากรบางอย่างเพื่อนำผลลัพธ์กลับมาที่แผนงานหรือเส้นทางเป้าหมายในช่วงเวลาที่กำหนดเป็นครั้งแรก กระบวนการปรับปรุงเริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์สาเหตุที่ผลลัพธ์ไม่เป็นไปตามที่วางแผนไว้หรือกำหนดไว้ ซึ่งเกิดจากองค์ประกอบหรือปัจจัยภายใน/ภายนอกใดๆ แล้วจึงออกมาตรการแก้ไขเพื่อปรับปรุงต่อไป